Nós do curso de
Assistente Administrativo do SENAC, decidimos entender como funciona o sistema
administrativo de um Shopping de Teresina, por ser diferente de um
estabelecimento comercial comum, escolhemos o Riverside Shopping para realizar
a nossa pesquisa. Fomos recebidos pelas Diretoras do Departamento de Marketing
e do Departamento Financeiro. A Diretora de Marketing contou-nos que a
organização do Shopping é feita pelos próprios lojistas, tornando aquele lugar
um condomínio comercial. Por ser um local muito grande é sempre gerada uma Ata
nas reuniões e a contabilidade é consolidada mensalmente.
Cada investimento
feito dentro do Shopping é pago pelos próprios lojistas de forma igualitária,
sendo um dos lojistas o síndico. No mesmo, ocorre entrada de documentos frequente,
e há um funcionário específico para controlar e organizar toda essa documentação.
E para encaminhar os documentos para os arquivos é feito um processo em 4
etapas bem especificadas. Como, quando o setor de Marketing efetua uma compra, Primeiro:
o setor de Marketing envia os documentos (recibos) para o setor financeiro;
Segundo: o setor Financeiro analisa e logo após lança no sistema eletrônico
utilizado por eles; Terceiro: é feito uma Pasta de Coleta e os comprovantes da
compra são anexados; Quarto: ao final do mês é tudo impresso e arquivado para
que seja feita a contabilidade. Parte da contabilidade do local é terceirizada,
mas eles procuram estar por dentro a par de tudo que ocorre. O local é bem
organizado e bem receptivo.
Para armazenar os
documentos, a melhor forma são os programas de computador, pois não ocupa tanto
espaço físico na empresa, portanto o uso na maioria das vezes de planilhas
feitas no Excel é bem importante, para uma melhor organização, visibilidade e
entendimento de todos. Ainda há os arquivos impressos que ficam no Arquivo
Morto (arquivos mais velhos e que tem pouco movimento), Sala de Arquivos onde
eles ficam em prateleiras, armários e gavetões.
Dentro do ambiente,
segundo a Administradora, há uma procura (não tão grande) do público externo, a
administração procura estar sempre bem atendendo cada um, mesmo que haja
sobrecarga de serviços.Por Adrielly Blamires, Marcos Castro e Girlene Lima.
